こんにちは！！営業の笹本です！！

会議が終わってひと息ついた夕方に、「あ、議事録まだ書いてない…」って思い出すこと、ありませんか？僕はしょっちゅうあります笑。しかも時間が経つほど記憶があいまいになって、結局録音を最初から聞き直すハメになるという。あれ、地味にしんどいんですよね。

で、最近お客さまからよく聞かれるのが「議事録ってAIに任せられへんの？」という質問です。結論から言うと、2026年のいまは、かなりの部分を任せられます。ただ、いきなりツール探しから始めると、だいたいうまくいきません。先に決めるべきなのはツールより「運用ルール」のほうなんです。

この記事では、そもそも議事録にどれくらい時間を使っているのかというデータを見たうえで、AI議事録を入れる前に社内で決めておきたいルールを5つに整理してみました。

そもそも議事録に、どれだけ時間を使っているのか

キヤノンマーケティングジャパンが全国のビジネスパーソン1,000名に行った調査（2022年12月実施）に、なかなかインパクトのある数字があります。

• 議事録作成にかかる時間は週6.13時間、年間に換算すると約319.6時間
• 議事録作成に負担を感じている人は67.2%
• AIなどのサポートツールを使いたいと思っている人は72.6%
• にもかかわらず、実際にツールを導入できている現場はわずか1.4%

年間320時間って、だいたい丸40日分の勤務時間です。ほんまにびっくりしました。しかも「使いたい」と思っている人が7割いるのに、実際に入っているのは1.4%。この差がそのまま、現場に残っている伸びしろということになります。

出典：ビジネスパーソンは平均約320時間/年も議事録作成に費やしている！（ASCII.jp／キヤノンマーケティングジャパン調査）

2026年のAI議事録は「まず手元の会議ツール」から見る

「AI議事録ツールを探さないと」と思いがちなんですが、その前に確認してほしいのが、いま使っているWeb会議サービスの標準機能です。2026年に入って、このあたりが一気に充実してきました。

• Zoom：AI Companionで要約やアクションアイテムの抽出ができる
• Microsoft Teams：Copilotによる会議要約・話者分離が画面の中に統合されている
• Google Meet：GeminiでWorkspaceのプラン次第で議事録の自動生成が使える

ここで大事なのは、どこまで使えるかは契約しているプランによって変わるということ。「うちはもう入ってるやん」というケースも、「そのプランだとまだ使えない」というケースもあります。まずは自社の契約プランを確認するところからで十分です。新しい費用をかけずに試せるなら、それが一番速い。

そのうえで、精度をもっと上げたい・専門用語をきちんと拾いたい・誰の発言かをはっきり分けたい、といった要望が出てきたら、専用のAI議事録ツールを検討する順番がおすすめです。

「精度100%」は期待しないほうがいい

正直に書いておくと、AIの文字起こしも要約も、まだ完璧ではありません。聞き取りにくい発言、業界特有の専門用語、社内でしか通じない略語あたりは普通に間違えます。実務での感覚としては「要約は80点。そこから5分手直しして完成」くらいに捉えておくのが現実的です。

それでも、ゼロから書き起こす30分〜1時間が、確認と手直しの5〜10分になるなら、十分すぎる効果です。AIに全部やらせようとするのではなく、下ごしらえをやらせる。この距離感がちょうどいいと思っています。

導入前に決めておきたい運用ルール5つ

ここからが本題です。AI議事録でトラブルになるケースって、たいていツールの性能ではなくルールを決めずに使い始めたことが原因です。最低限、次の5つを先に決めておくとかなり安心できます。

✅ ルール1：「録音します」と会議の冒頭で伝える

【要確認】会議参加者の音声を録音して文字起こしする行為は、個人情報の取得にあたるという整理が一般的です。個人情報保護法の観点から、利用目的の通知と同意の取得が求められると解説されています。実際の運用にあたっては、最新の法令やガイドライン、自社の顧問弁護士・専門家の見解をご確認ください。【/要確認】

難しく考えなくても、運用としては「この会議はAIで記録させてもらいます」と冒頭で一言伝えるだけでかなり違います。社外の方が入る会議なら、なおさら先に伝えておくべきです。あとから「録ってたんですか？」となるのが一番まずい。

✅ ルール2：入れてはいけない情報を先に線引きする

AI議事録の多くは、音声データをクラウド上で処理・保存します。つまり会議で口に出した内容が、そのまま外部サービスに渡るということです。

有名な事例として、2023年にサムスン電子で、社員が社内のソースコードや会議の議事録を外部の生成AIに入力してしまい、情報流出の可能性が指摘されたことがありました。悪意があったわけではなく、「便利だから使った」だけなんですよね。だからこそルールが要ります。

決めておくのは、たとえばこのあたりです。

• 会社が許可したツール以外は業務で使わない
• 顧客の個人情報・単価や原価などの数字・人事評価の話は入力しない
• それらを話す会議は、そもそもAI記録の対象外にする

✅ ルール3：AIの出力は「たたき台」、最終確認は人がやる

これが一番大事かもしれません。AIが作った議事録をノーチェックでそのまま配ると、誤変換や事実と違う要約が、社内の正式な記録として残ってしまいます。

おすすめは「会議の主催者が、その日のうちに5分だけ目を通して配信する」というルール。誰が確認するかを決めておかないと、みんなが「誰かが見るやろ」と思って誰も見ない、という状態になりがちです。専門用語をよく間違えるなら、辞書登録機能があるツールを選ぶと手直しが減ります。

✅ ルール4：音声データをどこに、いつまで置くか決める

意外と抜けがちなのがこれです。録音データと文字起こしは、放っておくとどんどん溜まっていきます。決めておきたいのは次の3点。

• 保存期間：音声は文字起こし後○ヶ月で削除、など
• 保存場所：ツールのクラウドに置きっぱなしにするのか、社内に落とすのか
• 学習利用の設定：入力した内容をAIの学習に使わせない設定になっているか

特に学習利用の設定は、契約プランや管理画面の設定で変えられることが多いので、導入時に必ず確認しておきましょう。

✅ ルール5：議事録の型を「決定事項・ToDo・保留」の3つに絞る

これはAIとは直接関係ないんですが、効果が大きいので入れておきます。議事録に発言を全部書こうとするから終わらないんですよね。AIが全文の文字起こしを持っていてくれるなら、人が読む議事録のほうは思い切って絞ってしまってOKです。

• 決定事項：何が決まったか
• ToDo：誰が・いつまでに・何をするか
• 保留：決まらなかったこと、次回に持ち越すこと

この3つだけなら、AIへの指示もシンプルになります。「文字起こしを、決定事項・ToDo・保留の3項目にまとめて。ToDoは担当者と期限を必ず書いて」と頼むだけで、だいぶ実用的なものが出てきます。

つまずきやすいポイント

最後に、導入前に知っておくと得することを3つだけ。

①料金の考え方を見誤らない
AI議事録ツールの料金体系は、大きく「使った分だけの従量課金型」「定額のサブスクリプション型」「エンタープライズ契約型」の3つに分かれます。会議が多い会社だと従量課金が定額を上回ることもあるので、導入前に月間の会議時間をざっくり見積もっておくと失敗しません。

②日本語の話者分離は製品によって差が大きい
「誰が発言したか」を分ける機能は、日本語だとまだ製品差があります。中には話者識別が英語のみ対応というツールもあるので、日本語会議で使うなら無料トライアルで自社の会議を1本流してみるのが確実です。カタログスペックより、実際の会議室のガヤガヤした音声で試すのが大事。

③全部の会議に一気に入れない
まずは定例会議を1つだけ選んで、そこで1ヶ月回してみる。ルールの穴も、そこで見つかります。全社展開はそのあとで十分です。

まとめ

長くなったのでまとめます。

• 議事録作成は年間約320時間かかっている一方、ツール導入は1.4%。伸びしろは大きい
• まずはいま使っているWeb会議ツールの標準機能を確認する。新しい出費なしで始められることも多い
• ツール選びより先に運用ルール5つ（録音の告知／入力しない情報／人の最終確認／データの保管／議事録の型）を決める

AI議事録って、入れた瞬間に「おお、これは楽や」と実感しやすい分野です。逆に言うと、勢いで入れてしまいがちな分野でもあります。ルールを先に決めておけば、あとから慌てずに済みます。1つの定例会議から、気軽に試してみてください！

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