業務システム
大学向け教育データ分析・レポート自動生成システム
87種類のグラフとレポートを、Excelから自動で作る
成績・学習時間データから87項目のグラフとWordレポートを自動生成。中間テーブルを挟む設計で、項目ごとにバラバラだった集計処理を共通化しました。
システム概要
- 業種
- 教育（大学）
- システム規模
- 87種類のグラフ・レポートを自動生成／実装サンプル4項目（授業外学習時間・成績分布・素点とGPの関係・素点分布と学習時間の関係）
- 開発期間
- 6ヶ月
- 費用レンジ
- 200万円〜370万円（要件定義を含むか否かで変動）
- 使用技術
- Excel VBA（マクロ）／Word文書自動生成
- プラットフォーム
- Windows / Microsoft Office
背景・課題PROBLEM
分析結果を毎年つくり直すのに、手作業が追いつかない
教学IR（Institutional Research）の一環として、大学が保有する成績・学習時間などのデータを分析し、レポートとして取りまとめる業務がありました。
課題
「授業外学習時間の年度変化」「成績分布の年度変化」「素点と累計GPの関係」「素点分布と授業学習時間の関係」など、必要なグラフが87項目にのぼる- グラフを作成したうえで、Word形式のレポートに貼り付けて整形する作業が発生する
- 元データの形式や集計軸が項目ごとに異なり、毎回同じ手順では処理できない
「授業外学習時間の年度変化」「成績分布の年度変化」「素点と累計GPの関係」「素点分布と授業学習時間の関係」など、必要なグラフが87項目にのぼる提案SUGGESTION
- 「中間テーブル」を挟む設計にする
- 出力内容を設定項目で切り替えられるように
- Word貼り付けまで自動化
- 段階的な受注で立ち上がりを軽く
「中間テーブル」を挟む設計にする
元データを直接グラフ化するのではなく、元データ → 中間テーブル → グラフという段階を設けました。中間データの仕様として「どの元データのどのカラムが必要か」を明文化していただき、出力するグラフごとに「どの中間データからどんなデータを作るか」を定義する形にしています。これにより、項目ごとにバラバラだった処理を共通の流れに乗せられるようになりました。
出力内容を設定項目で切り替えられるように
出力内容の設定項目を用意し、グラフ出力処理を共通化。87項目それぞれのグラフ出力コードは個別に作成しつつ、共通処理・出力設定・中間テーブル作成処理・グラフ出力処理は1つの土台にまとめました。
Word貼り付けまで自動化
グラフを生成して終わりではなく、Wordファイルへの貼り付け処理まで含めて実装。マクロ実装済みのExcelファイルと、生成された各種グラフ・Wordファイルを納品物としています。
段階的な受注で立ち上がりを軽く
要件定義から一括で受注するのではなく、「要件定義を含む場合」「基本設計から着手する場合」の2パターンでお見積を提示。まずサンプルとしていただいた4項目を実装し、残りの項目へ広げる進め方を取りました。
成果RESULT
- 87項目のグラフ生成とレポート出力がExcelマクロの実行だけで完了する状態に
- 中間テーブルを介する設計により、元データが変わっても処理の流れを再利用できる構造を確保
- 手作業でのグラフ作成・貼り付け作業を削減
87項目のグラフ生成とレポート出力がExcelマクロの実行だけで完了する状態に
「グラフを87個作ってほしい」という依頼をそのまま87個の個別開発として受けると、コストも保守性も破綻します。今回は元データと出力の間に中間テーブルという層を置き、共通処理でまとめられる部分と項目ごとに書く部分を切り分けました。この切り分けをお客様と合意してから着手できたことが、費用を抑えられた要因です。